培养工作

当前位置: 首页 >> 培养工作 >> 正文

山东大学资助研究生参加国际学术会议工作流程

【发布时间:2017-05-26 14:17:44 浏览次数: 作者: 来自: 责任编辑:研究生处】

    为鼓励学生参加国际会议,提高我校研究生培养国际化水平,推动学校“双一流”建设,落实“放管服”要求,切实发挥各培养单位的主体作用,及时受理学生申请及办理资助手续(不需要申请资助,仅办理出国会议出境手续的,请直接跳转,参照《研究生出国(境)审批手续、改派、回校报到办理流程(学生版)》执行),现将相关申请资助流程安排如下.

一、申请资助流程。

1.申请人于每个月第二、第四周星期四上午到学院/医院教育处办理申请手续,提交如下材料:

 1)《山东大学在校研究生申请出国出境审批表》 (登录研究生管理信息系统申请,导师、学院秘书审核后打印)(一式1);  

2《山东大学研究生申请国际会议资助汇总表》(一式1份,电子版发送至py@sdu.edu.cn);

3 《山东大学资助研究生参加国际学术会议(境外)申请表》(一式1份)

4)《山东大学因公出国、赴港澳申报表》(一式1份);

 5)会议主办方出具的正式邀请函、录用通知及其中文翻译件(一式2份,正式证明函件有官方签名或大会正式program,中文翻译件需要导师签字)、函件上须注明论文录用类别(ORALPOSTER)证明;

 6)提交导师审核签字的参会论文原稿(如果投稿的是摘要,也需附论文全文原稿),格式按国内外正式期刊投稿格式,且作者为第一作者、山东大学为第一署名单位;

 7)外语水平证明;

 8)会议日程;

 9)个人政审材料(见附件,需所在单位书记签字,盖党委的章);是否涉密声明(请与本单位保密员核实派出人员是否涉密,如为涉密人员,按其规定处理。需导师签证,学院/医院盖章)。

 

上述材料按以下要求装订(ABC三套):

A (1)(9)右上角铅笔注明“学院留存”;

B (2)(3)(5)(6)(7)(8) 按顺序用曲别针别好,首页右上角铅笔注明“研究生院”;

C (4)(5)按顺序用曲别针别好,首页右上角铅笔注明“国际事务部”

 

2. 导师、学院(或所在医院教育处)对研究生提交的材料进行审核,同一学院(医院)有两名及以上学生参加同一会议,请由所在学院(或所在医院教育处)在《山东大学研究生申请国际会议资助汇总表》进行推荐排序不同学院(医院)有两名及以上学生参加同一会议自备上述材料电子版(发送至py@sdu.edu.cn),由齐鲁医学院研究生处组织专家组进行推荐排序,未接受过资助者优先考虑。

3. 上述申请材料由学院审核后,根据相关表格根据要求签字盖章,以学院(或所在医院)为单位,每个月的第二、第四周的星期四上午交至齐鲁医学院研究生处(综合楼612室,电子版发送至py@sdu.edu.cn,由齐鲁医学院统一报送研究生院。

 

4.上述(3)申报表填写问题可咨询电话88364544,特别注意出境时间、入境时间须与邀请函时间一致,因时差问题可提前1天,晚回2天。经费来源须填写,申请国际会议资助同学,如导师同时给与资助者,可填写科研经费或导师指定经费。赴台湾审批程序同上,具体见国际事务部网站

 

二、报销流程

研究生院经费报销范围包括机票、住宿费、会议注册费等;伙食费和差旅补助等不在报销范围内。

1.报销之前请将电子版的会议总结、参会照片等材料发到邮箱hwjl@sdu.edu.cn,py@sdu.edu.cn,抄送py@sdu.edu.cn。总结模板见附件。

2.携带护照、发票等参会相关材料至国际事务部(明德楼C315)办理核销手续。

国际事务部会审核后,提供签字盖章的山东大学因公出国境外汇开支预算表临时出国境用汇核销单”“山东大学出国赴港澳任务批件

3.财务报账大厅审核、填写报销单

1)携带国际事务部出具的山东大学因公出国境外汇开支预算表临时出国境用汇核销单山东大学出国赴港澳任务批件到财务报账大厅11外汇报销窗口审核。

2)从财务报账大厅领取 山东大学差旅费结算表,将其余发票按要求粘贴填写,并请财务人员核实是否符合报销要求。

4.办理好以上手续,进行网上报销预约,携带已填写并粘贴的临时出国境用汇核销单山东大学差旅费结算表,所有相关原始报销单据及参会相关材料至研究生院培养办(明德楼B301,王老师)办理相关手续。参会相关材料包括:

1)会议日程安排(含有本人发言或报展的日程页原件、复印件)、会议论文集等会议材料;

2)护照原件及首页和标有出入境日期页面的复印件;

3)相关发票原件;

4)山东大学出国赴港澳任务批件(由国际事务部出具)。

 

四、其他

1.已经获得资助名额者,如未能成行,资助名额自动取消,不可转为资助参加其它会议、不得转让他人使用;改为申请其它会议参会资助者,须重新申报。

2.原则上学校资助培养单位参加同一学术会议不超过3名研究生,学生在学期间出境参加国际学术会议学校原则上只资助一次。若申请人正在境外交流,欲往第三地参加国际会议则暂不能申请该项目资助。

3.2017山大公派项目QQ237251702,入群者申请加入参加国际会议讨论组

    4.资助额度参照学校有关文件进行-《关于《山东大学资助研究生出境参加国际学术会议管理办法》的补充规定》。

 

上一条:转:关于推选2016-2017学年百人会英才奖学金候选人的通知
下一条:转:关于对2015级硕博连续培养研究生转博资格考试通过名单进行公示的通知(二)

关闭