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2021年研究生出国(境)审批手续、改派、回校报到办理流程

【发布时间:2021-03-08 10:54:11 浏览次数: 作者: 来自: 责任编辑:李丹】


一、研究生办理出国(境)审批流程

流程:个人申请、导师同意、培养单位审核并发起办公 OA 申报、研究生院复核备案、国际事务部备案并制作批件。

办理方式:线上线下结合,线上系统申请(登录研究生信息管理系统),线下提交纸质材料(取消 2019 年以前需要提交研究生院的纸质材料,即《山东大学在校研究生申请出国(出境)审批表》;仅需提交国际事务部出入境办公室需要的纸质材料,最终须由国际事务部审核备案将所需材料原件交档案馆)。

办理地点:研究生所在培养单位

 

根据以下要求提交相应材料

 

1、基本要求

无论出国(境)时间长短,研究生均须提前两周登录研究生信息管理系统(以下简称研究生系统)进行申请,同时将《山东大学因公出国、赴港澳申报表》

《山东大学因公赴台学术交流项目审批表》、邀请函复印件及翻译件等全部材料备齐(详见下述材料清单),交导师、培养单位审核导师系统审核通过后,培养单位系统审核通过,培养单位发起办公 OA 审批(具体流程参考“3、备注”)。

汇总符合要求的纸质材料提前一周为研究生办理后续手续(最终由国际事务部出

入境办公室办理出国(境)批件)

2、材料清单

1)《山东大学因公出国、赴港澳申报表》或《山东大学因公赴台学术交流项目审批表》1 份(国际部网站-表格下载-出国出境)。国际部要求的填表注意事项①所在单位:即所在培养单位名称,不能仅填写“山东大学”;②若有时差,所填出境时间可延后 1-2 天;③经费必须如实填写, 不得空项;④费用代码说明:每个方格都要填写相应数字代码;如为“其他”, 须注明经费来源名称。(具体要求详见国际部网站,联系电话 88364544,孙老师。)⑤所在院处意见:导师签字、分管负责人签字(临床各医院需加盖教育处公章;研究生秘书办理时,如加盖负责人名章,盖章人须在名章旁签字确认。)

2)正式邀请函/入学通知书(复印件)及中文翻译件 1 份(非英语邀请函翻译件需经导师签字,学院审核确认;英语邀请函翻译件无需导师签字/学院确认。)邀请函须由机构正式抬头纸签发,有负责人或外导签字。邀请函须记载

具体出访起止日期,派出时间须包含在邀请函起止日期以内。因出访国家不同,对邀请函的要求不同,请详查山东省人民政府外事办公室北京签证办事处http://ygqz.sdfao.gov.cn/);

3)派出项目证明材料 1 份(国家留学基金资助出国留学资格证书复印件中英文,或学校公派联合培养资助证明,或培养单位签章的项目遴选公示名单, 或合作协议,或导师同意派出证明等等);

4)联合培养协议 1 份(国家公派或学校资助等项目无需提供),协议中应明确联合培养方式、留学期限、境外学习或科研内容、中外双方导师职责、知识产权归属、答辩和授予学位要求等事项;

5)培养单位须对研究生进行思想政治审核(政审表见附件3),合格方可派出;派出研究生须经培养单位审核是否为涉密人员,如为涉密人员,请咨询本单位保密员,按涉密人员流程办理。(思想政治审核表和涉密证明交齐鲁医学院研究生教学管理办公室)

6)非全日制非定向研究生需提交所在培养单位提供并签章的档案调入山东大学的证明材料;全日制单位定向或委托培养的研究生需提供定向或委培单位人事部门同意出国(境)公函 1 份。

7)疫情防控期间新增出国风险告知书(附件 1),须研究生本人签字,并在旁手写注明注射新冠疫苗情况(未注射、已注射 1 针/2 针等。

3、备注

出国境 OA 审批参考流程:根据各单位分工由研究生秘书或外事秘书或专员提起办公 OA 审批。

1)登录办公系统选择新建“校内请示报告”,文件标题拟为“硕士生/ 博士生 XXX 出国/出境申请”;事由:国家公派 XX 年 XX 项目/学校公派/校际交流/自费访学于 XX 年 XX 月 XX 日赴 XX 国家/地区联合培养;附件按照“2、材料清单”要求将所需材料电子版附上。

2)分别发送至培养单位分管研究生副院长、分管外事副院长,同意后转培养单位负责人审批。

3)培养单位审核通过后发送至齐鲁医学院研究生教育管理办公室研究生院国际事务部会签。会签完毕后,点击“归档”。

4)将 OA 审批流程页面打印,连同其他材料报中心校区明德楼 B 座一层服务大厅 B 厅办理。报送或寄送纸质材料前,请将上述所有材料扫描到一个 PDF 文档后将电子版发至pybgj@sdu.edu.cn,审核无误后再行报送或寄送,以免反复报送或寄送纸质版。

5)将研究生院已签章的审批表及上述其他纸质材料交至中心校区明德楼B座一层服务大厅B厅国际事务部窗口审核无误后,流程结束。

 

二、研究生办理出国(境)回国报到流程

流程:个人申请、导师同意、培养单位审批、研究生院备案。办理方式:线上办理。

受理单位:研究生所在培养单位。

 

研究生线上提交材料办理手续

无论出国(境)时间长短,均须登陆研究生系统填写归国情况,个人护照/签证页(显示出入境时间的,若回国为自动通关,请附机票或电子行程单)及《山东大学出国(境)留学研究生回校报到情况表》纸质版至所在培养单位(临床各医院需加盖教育处公章),培养单位系统审核通过,线上备案。

国家及学校资助公派留学人员报到时还应在系统上传不少于 3000 字的出国总结(须包含对研究成果的介绍)、能证明在外留学经历的电子版照片 3 张(如在实验室的照片、与国外导师的合照等),连续在外 6 个月以上者,还须提交《留

学回国人员证明》电子版(2020 年 10 月 1 日起,驻外使领馆不再受理《留学回国人员证明》开具申请;11 月 1 日起,国家取消《留学回国人员证明》)。

注:1、所需表格请在山东大学研究生院网站“培养工作”栏目“对外交流”-“常用下载”处下载。2、研究生实际归国时间与研究生系统中原计划归国时间相差 1 个月以内者,由学院向研究生院报备;研究生实际归国时间与研究生系统中原计划归国时间相差 1 个月以上者,须提前办理改派手续。

 

三、研究生办理出国(境)改派流程 

流程:个人申请、导师同意、培养单位审批、研究生院复审备案。
办理方式:线上办理。

受理单位:研究生所在培养单位。

 

研究生须提交材料并办理相应手续

1、改派原则上只限一次。校际交流项目不予延期;联合培养项目期限 24个月,一般不得延期。(实际归国时间与原计划归国时间相差 1 个月以内的,无须办理改派手续。)

2、研究生须提前 1 个月登陆系统,填写国外状态变更(延期/提前回国)。

3、提交《国家/学校公派留学研究生改派申请表》(请在山东大学研究生院网站“培养工作”栏目“对外交流”-“常用下载”处下载)、国外导师延期邀请函(须附延长期限内的经济资助证明、研修计划)或提前回国国外导师同意函、留学基金委资助证明(仅国家公派留学人员提供)以及其他特殊情况证明文件等纸质版至所在培养单位(临床各医院需加盖教育处公章)。

4、培养单位审核后系统通过,发送相关电子版材料以及单位签章同意改派的证明至培养办国际邮箱 pybgj@sdu.edu.cn。

5、研究生院系统审核通过,线上备案。

注:针对所有以上材料,研究生和培养单位无需另行报送财务部。

 

1:国家公派项目更换国家、机构的改派手续基金委要求材料参考 

原外导知情同意谅解函、新邀请信、新外导简历、新研修计划(联培博士国内导师及新外导均须签字)、学生须退回原中英文版国家资助证明(中文 1 份、英文 2 份)。

注:涉及部分国家改派的情况,可能需要通过 OA 申报审批。 

 

 

2:基金委国家公派项目改派注意事项 

1)尚未派出学生改派手续:填写基金委《国家公派出国留学人员派出前国内管理申请表》(附件 2),学院审核签章后交至明德楼 B301 办理,研究生院审核签章后,学生须将原件连同其他材料寄送基金委。

2)已派出在外学生延长或缩短留学期限、更改国家/机构等改派手续: 通过校内审核后,由研究生院出具公函,发送给学生上传至驻外或基金委信息平台办理。

 

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